申请阶段发给研究生院，一般研究生院的邮箱都会有grad或admission这样的缩写，系里面的邮件一般都有系的缩写。另外，有的学校会有专门负责某项工作的秘书，邮件里如果写到联系他，那后期回复给他就可以了。
邮件主题 首先邮件的主题应该尽量简短，切记不要空着不填。没有主题的邮件虽然不太至于被忽略，但这样给人的第一印象不好，有匆忙潦草之感。如果是紧急事宜，建议使用urgent、help之类的短语，简洁但显眼。称呼 其次，在称呼上，先确定学校网站上的联系信息里有没有联系人的名字。
楼主是不是想问学校要相关材料和入学要求？title就写inquiry of /request for admission material。另外，我想说自己申请是大部分智商正常并对留学有所计划的人都会做的事情。
所以把邮件传送到他们真正在用的邮箱地址，而不是大学通讯录上的邮箱地址。检查一下他们的个人摘要或者任务分配表来寻找一些线索。 教授可能不会开启一封发自luckydogpig的邮件。 他们更喜欢开启那些来自比较有名的邮箱地址，学校邮箱最好。 主题栏要紧扣主题。 在主题栏要对这封邮件有一个简要的解释。
选课，你的导师未必清楚细节，你就问他，需要你主修的方向就可以了，选课的课程简单列出，让他给你指明方向。称呼。你们如果通话几次了，你可以直接称呼他的given name，DearXXX，如果还是不太熟悉，就礼貌点，称呼dear dr. XXX（family name）。
直接用Dear Sir/Madam，然后结尾的时候可以写Sincerely yours。Dear Zhang San：Kind（Best） regards （Name&Address）而且回复的邮件通常会在姓名最后注明（Mr.）或者（Mrs.），如果还需继续回复这个邮件，就可以根据称谓直接用Dear Sir或Dear Madam了。
邮件是永久性的。一旦你把它发出去了，就不可能再收回来了。只要教授收到了邮件，他就主宰了这封邮件的命运，或者保存，或者是把邮件转发给同事博取一笑（这是最糟的情况）后果自负哦。邮件要发到正确的邮箱里。检查，再检查，看发送到那一栏的地址是不是正确。
我通常建议同学们不晚于开学前一个星期到学校，其原因是除开学校注册外，生活和学习上的准备也比不可少。租房，购买生活必需品和交通路线的熟悉都是必要的。在刚到国外的前2天，留学生们的生活可以说是有些凄凉的，很多同学都跟我讲过他们刚到国外的经历。
如果是第一次写推荐信，建议先参考模板，毕竟推荐信的格式本来就是会比较死板一些，除非有老师亲自帮写的，不过总体来说，大体格式一样。等写出一篇完整的推荐信来了之后，再进行反复的修改，这时可以适当调整推荐信各部分的内容与逻辑关系。
没上过课读过他的论文知道他研究方向就行，最好微有了解，最好找专业相关的老师，而且你的意向跟他的研究比较切合~） Would you please do the recommendation for me？Please kindly find the attachment of my resume from this email. 附上你的英文简历。
写作思路：可以说明自己不能赴约的具体原因，比如家里有突发事件，或者突然要参加一个重要的班会等等，要向朋友道歉，表示请求朋友的原谅等等。
注意事项：0 电子邮件最重要的就是实用 实用就意味着简洁而清楚地传达信息就可以了。所以，邮件内容以简练为主，尽量表达清晰。0 邮件信息要完整 每次写邮件前先说清楚自己的身份，比如名字与专业。记住：提供越完整的信息，教授越会快速回复你的邮件。
在罗列问题时候，最好也不要一股脑儿什么都搬上去，一下子十几条问题会吓倒对方的。最好的策略是，先从最紧要的问题开始，一封email最好不要超过3个问题。问题的归纳要注意条理，不要重复，记得要具体一点，不要太过泛泛而谈。这样得到的答案才是最有效的。
主题：来自金吉列的问候——写给英国留学好友的电子邮件亲爱的[好友的名字]，你好！我是来自金吉列留学的一员，写这封邮件是想向你问好，同时也希望我们的服务能为你在英国的留学生活带来帮助和便利。首先，祝贺你顺利在英国开始你的留学生涯。
1、别以为邮件发出去就没事了，你要定时更新邮件。如果教授回信了，也要简单地回复Thank you以示礼貌。写一封好邮件并非是一个容易的事情。作为与教授沟通的重要工具，留学的同学一定要掌握好这项本领，这样有利于解决学业上的问题。
2、在准备邮件时，首先要注意称呼。通常使用敬称加上教授的姓氏，如「〇〇先生」或「〇〇教授」，如果不确定教授身份，可使用「〇〇様」。这样的称呼不仅体现了礼貌，也表现了对教授的尊重。其次，日本商务邮件中敬语的使用极为重要。
3、礼貌与正式：保持邮件的专业性，避免使用表情符号，正确使用标点符号。在邮件中尽量避免使用新兴网络用语，例如避免使用“u”代替“you”或“asap”代替“as soon as possible”。确保句子的开头和专业名词的首字母大写，检查并修正语法错误。
4、必须要告知教授已收到邮件。如果你的教授屈尊给你回答或者发送你需要的资料，一定要告诉他你已经收到了。这样，下次在课堂上看到你的时候，他们就会觉得你是个不错的学生。这不是大声嚷嚷的争吵。邮件不要都用大写字母来写，因为这是一种在邮件中表达愤怒或者其他强烈的感情的方式。
5、电子邮件最重要的就是实用 实用就意味着简洁而清楚地传达信息就可以了。所以，邮件内容以简练为主，尽量表达清晰。0 邮件信息要完整 每次写邮件前先说清楚自己的身份，比如名字与专业。记住：提供越完整的信息，教授越会快速回复你的邮件。
6、这种邮件，日本的网站有标准格式的，参考一下，同时找日本老师帮忙。邮件的后面，尽量付一个研究计划，我个人认为，一个外国人突然一封邮件说要到教授的研究室读书，能够打动他的就是这个。